PUESTA EN MARCHA

Una vez puesta en marcha y a lo lago del proceso se comienzan a identificar falencias como lo es en este caso los formatos que se establecieron inicialmente, ya que si bien estos han ayudado a tener un control del proceso tan bien ha echo que este sea tedioso, y que al usuario no se le facilite el diligenciamiento de estos, esto a su vez hace que hayan devoluciones y que el proceso se tarde ya que se debe hacer devolución y inicio de proceso.

En vista de que el proceso no estaba siendo efectivo se solicito ayuda al área de desarrollos internos Calidad, se pidió capacitación para solución de problemas, ya que los cambios de estos formatos no se pueden hacen sin asesoría de estas áreas, pues son formatos que se encuentran en el SGC y afectan a todas las áreas de la compañía.

                          CAPACITACIÓN DE DESARROLLOS INTERNOS

Capacitación con John Araque Jefe de desarrollos internos quien nos explica como se identifica el problema y como elegir la mejor solución a estos.

https://www.youtube.com/watch?v=IwtQnHBCUe0

                         IDENTIFICACIÓN Y PROPUESTAS PARA SOLUCIÓN DE PROBLEMA SEGÚN CAPACITACIÓN

breve explicación de como se puso en marcha el plan para cambio de formatos y mejor gestión a cliente interno.

https://www.youtube.com/watch?v=MT_E-GJbTPU

                                                     FORMATOS ACTUALIZADOS 

Después de realizar los experimentos con respecto a los formatos  y verificar cuales son los campos necesarios para su correcto funcionamientos, hacer algunas pruebas con todos los usuarios de estos y se expuso los formatos finales a la directora administrativa y financiera para su aprobación, difucion, publicación en SGD e implementacion de estos, todo para un mejor servicio al cliente interno de Sincosoft.

publicacion SGC
https://www.sincoerp.com/SincoCalidad/Default.aspx

CREACIÓN ÁREA DE COMPRAS

Se crea mapa de procesos donde se refleja que el área de compras es un área de apoyo para las demás areas.

Se crea procedimientos para el área y la identificación de roles.

Nota: formatos y procediminetos tomados https://www.sincoerp.com/SincoCalidad/Default.aspx

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMA

Sincosoft es una empresa que desarrolla software desde hace 20 años.

 Hasta el año 2013  fue una empresa de aproximadamente 100 a 120 personas, pero en los años siguientes esto empezó a cambiar ya que Sincosoft empezó a crecer y expandirse también a nivel internacional ya que nuestro software ahora se  encuentra en países como Costa rica, Panama, próximamente en Brasil y Ecuador.

La problemática inicia ya que hasta el año 2014 al ser una empresa relativamente pequeña tenia una estructura diferente y cada área realizaba y gestionaba sus propios requerimientos con respecto a Compras y servicios, lo que se hacia hasta entonces es que cada área realizaba un presupuesto con todo lo que se requería, se efectuaba la compra y la factura llegaba al area administrativo, pero no existía un consolidado de proveedores, ni un control de las compras que se iban a ejecutar para el mes y no se llevaba un  . 

A inicios del año 2015 se crea el área de compras con el fin de consolidar todos los requerimientos de toda la empresa y poder organizar toda la información, crear informes de compras, control de presupuestos, bases de datos de proveedores y calificación de estos con el fin de administrar mejor los recursos de la empresa.